MINUTA

Estudo Técnico Preliminar
Modelo Conforme INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 40, DE 22 DE MAIO DE 2020

1. Informações Básicas

Número do processo: 23189.000166.2022-94

Objeto: Registro de Preço para eventual contratação de empresa para prestação de serviços de intermediação, administração e implantação de um sistema informatizado e integrado, com utilização de cartão magnético ou microprocessado de gerenciamento de frota de veículos, tratores e implementos agrícolas para o gerenciamento da prestação de serviços de abastecimento, manutenção preventiva e corretiva e lavagem da frota e os serviços de guincho, incluindo o fornecimento de peças, acessórios e mão de obra, por meio de rede credenciada, para uso dos veículos oficiais do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Mato Grosso - Campus Barra do Garças e demais órgãos participantes, conforme condições, quantidades, exigências e estimativas.

2. Descrição da necessidade

Trata-se de estudos preliminares que visa a contratação de empresa especializada para o fornecimento de combustíveis dos veículos institucionais, (diesel comum, gasolina comum, etanol), manutenção preventiva e corretiva, lavagem dos veículos, serviços de guincho, incluindo o fornecimento de peças e acessórios, mão de obra, por meio de rede credenciada em todo o território nacional,  fundamentais para auxiliar ao ensino, pesquisa, extensão, nas atividades de visitas técnicas e apoio operacional do Campus Barra do Garças.
O IFMT - não dispõe em seu quadro funcional de técnicos especializados para prestar os respectivos serviços de manutenção preventiva e corretiva:

a) buscando sempre a prática dos princípios da eficiência e efetividade, quando se tenta alcançar a alta produtividade, agilidade, qualidade, segurança e máxima perfeição do trabalho, as adequações dos atuais serviços são as metas visadas pela administração das atividades-meio e apoio operacional, o que não seria possível sem a contratação de serviços especializados terceirizados;

b) sendo assim, a terceirização dos referidos serviços tem sido o meio mais adequado para atingirmos a meta desejada, pois se busca, desta forma, o atendimento dos princípios da economicidade e eficiência, bem como, um elevado padrão na satisfação do interesse público.

A contratação visa dar continuidade ao fornecimento de combustível e manutenção da frota de veículos deste Campus, utilizados no desempenho de suas atividades e cumprimento de sua missão institucional.

A contratação se faz necessária para manter os veículos oficiais do IFMT – Campus Barra do Garças, em condições de segurança para trafegar dentro das normas estabelecidas pelo Conselho Nacional de Trânsito – Contran, e o atendimento dos deslocamentos de discentes, servidores, pesquisadores, documentos, materiais e outras demandas, para o cumprimento de atividades finalísticas e logísticas desse Instituto.

Em relação aos serviços de lavagem, a contratação se justifica pela necessidade de conservação e limpeza dos veículos, mantendo, desta forma, a boa apresentação e higienização dos mesmos, contribuindo inclusive para um melhor estado de conservação da frota;

Os serviços solicitados são essenciais e sua interrupção pode comprometer a continuidade das atividades da administração, afetando o funcionamento regular da UG, tornando-se assim, imprescindível a contratação de empresa especializada para a execução dos serviços.
A otimização do processo de abastecimento dos veículos, através da flexibilização do respectivo sistema, por acesso facilitado a uma rede de serviços com rede credenciada em todo o território nacional, facilitará a autonomia de combustível no deslocamento dos veículos nas diversas localidades.
Justifica-se, portanto, este tipo de contratação, em razão dos constantes deslocamentos, tanto nos limites do Estado Do Mato Grosso quanto para além destes, requerendo vários abastecimentos e necessidades contínuas de reparo onde quer que o veículo se encontre, algumas vezes, sendo necessário os serviços de guincho para o reboque do veículo até uma oficina, sendo necessário este modelo de contratação por meio de uma intermediação, de um gerenciamento, resultando na eficiência e na economicidade que o novo modelo poderá trazer para a Administração.
Vale ressaltar que contratar empresa para gerenciar prestação de serviços (intermediação) não se trata, a rigor, de uma novidade, dada a existência de outras contratações no serviço público federal que se utilizam dessa mesma sistemática, como a intermediação das agências de viagem na aquisição de passagens aéreas, a intermediação de empresas na aquisição de jornais e revistas e a intermediação de rede de cartões no fornecimento de alimentação por meio de cartões vale-refeição. Em todos os casos, o que se quer, é uma utilidade, utilizando-se do meio mais adequado para tanto.
Este tipo de contratação já é utilizado em todo Brasil, por vários órgãos da Administração Pública Federal, objetivando a centralização deste tipo de serviço, proporcionando um controle on line, via sistema, mais eficiente e uniforme, permitindo respostas rápidas relacionadas ao controle do consumo dos veículos:
Na solução integrada a ser contratada, a combinação entre o atendimento ao imperativo da eficiência logística e à vantajosidade econômica seria buscada mediante a prospecção, em contexto de ampla competitividade, de proposta que oferte a necessária conveniência do gerenciamento integrado com os menores custos pelo fornecimento dos serviços em questão (abastecimento de combustíveis e lubrificantes, manutenção dos veículos, tratores e implementos agrícolas, fornecimento de peças, pneus e serviços de lavagem).
A quantidade estimada baseia-se na média de consumo de anos anteriores, considerando o aumento da frota de veículos, assim como, os reajustes sucessivos e periódicos dos preços dos combustíveis que refletem no fornecimento de peças e nos serviços de manutenção dos veículos, tratores e implementos agrícolas.

3. Área requisitante

Nome do setor Requisitante: Coordenação do Setor de Patrimônio e Logística
Responsável: Ricardo Camargo de Souza

4. Descrição dos Requisitos da Contratação

Os serviços a serem contratados se enquadram como comum, pois os padrões de desempenho e qualidade podem ser objetivamente definidos, por meio de especificações usuais no mercado.
Será celebrado contrato de natureza continuada com a adjudicatária, com vigência de 12 (doze) meses, de acordo com o que estabelece a Lei nº 8.666/93, conforme modelo a ser elaborado pelo setor competente.
O prazo de vigência do contrato, devidamente justificado e no interesse da Administração, poderá ser prorrogado por iguais e sucessivos períodos, limitado a 60 (sessenta) meses de acordo com o previsto no Art. 57 da Lei nº 8.666/93. Será exigida a prestação de garantia pela Contratada, no percentual de 5% (cinco por cento) do valor total do contrato, podendo optar por caução em dinheiro ou títulos.
A contratada possibilitará a fiscalização pela contratante quanto à distribuição, controle e supervisão dos recursos alocados aos seus contratos.
A contratada deve adotar práticas de gestão que garantam os direitos trabalhistas e o atendimento às normas internas e de segurança e medicina do trabalho para seus empregados envolvidos na prestação dos serviços.
A fiscalização da execução dos serviços abrange todos os procedimentos constantes relativos às metas definidas no Edital e seus anexos, sob pena de glosa da respectiva fatura quando do não cumprimento.
A Contratada deve manter equipamentos e demais materiais necessários à prestação dos serviços em bom estado  de funcionamento.
A Contratada deverá adotar práticas de sustentabilidade na execução dos serviços, conforme orientações do art. 6° da IN n°01/2010 (Compras Sustentáveis).
Os serviços serão executados pela empresa adjudicada, não se admitindo recusa da parte daquela em decorrência de sobrecarga na sua capacidade instalada.
A contratada deve responsabilizar-se por eventuais danos que possam ocorrer com os veículos oficiais, tratores e implementos agrícolas da contratante em quaisquer dos estabelecimentos de sua rede credenciada quando da prestação de serviços a estes veículos.
Jamais deve haver interrupção dos serviços sem  comunicação prévia à contratante, independentemente de  avisos automáticos no sistema.
O abastecimento dos veículos de propriedade do IFMT deverá ser realizado nos postos de revenda de combustível do fornecedor (bombas de abastecimento de combustíveis), obedecendo às normas da Agência Nacional do Petróleo.
O abastecimento e a manutenção dos veículos oficiais, tratores e implementos agrícolas deverão ser feitos por postos e oficinas credenciadas localizados em um raio de até (vinte) quilômetros da sede da Contratante.
Além dos pontos acima, o adjudicatário deverá apresentar declaração de que tem pleno conhecimento das condições necessárias para a prestação do serviço como requisito para celebração do contrato.

5. Levantamento de Mercado

Em pesquisa realizada no mercado em âmbito público verificou-se que boa parte da administração pública que possui frota própria faz uso de empresa privada para prestação de serviços de gerenciamento de frota, com implantação de sistema informatizado e integrado. Tal sistema é necessário para viabilizar a cotação de preços junto às oficinas/postos de combustíveis em todo o território nacional e assim optar pelo orçamento que melhor atenda ao interesse público.

O referido tipo de contratação já foi objeto de análise pelos órgãos de controle federal, que atestaram sua regularidade e legalidade, todavia fazendo ressalvas quanto à necessidade de uma boa atuação na gestão e fiscalização do contrato.

Como exemplo de análises realizadas, citamos o acórdão nº 120/2018 do Tribunal de Contas da União (TCU), de relatoria do ministro Bruno Dantas e o acórdão nº 2354/2017 também do Tribunal de Contas da União, constando como relatora a ministra Ana Arraes. Em sua análise o TCU traz sugestões para propiciar maior eficiência à administração pública e proteção ao erário. Algumas das recomendações constantes dos relatórios e que julgamos pertinentes citar são:

- Estudar a possibilidade de o fiscal do contrato ser um servidor com conhecimento em mecânica veicular;

- Utilizar sistema não vinculado à empresa do contrato que possibilite a pesquisa de valores de peças e serviços de oficina para efeito de comparação se o valor orçado está coerente com o encontrado em âmbito privado;

- Constar no contrato a possibilidade de a contratante indicar oficina/postos para cadastro e inserção na base de dados da contratada;

- Abrir cotação no sistema da contratada para comparar orçamento com outras oficinas num raio de distância a ser definido pela gestão do contrato (cotar valores com maior quantidade de oficinas possível, dentro de uma razoabilidade logística);

- Estabelecer uma cadeia de aprovação no sistema com alçadas de valores e de segregação de função (o servidor que gerencia os veículos e tem contato com as oficinas não ser o mesmo que aprova os orçamentos);

- Comparar os orçamentos do sistema e negociar com as oficinas para obter valores com desconto.

Em consulta nos sistemas públicos também foi verificado que os mais variados órgãos seguem realizando processos de licitação para contratação deste tipo de serviço, como exemplo recente citamos os editais: pregão eletrônico nº 17/2019 da Universidade Federal de Goiás, pregão eletrônico nº 304/2019-05 do Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes, pregão eletrônico nº 04/2020 do Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis, pregão eletrônico nº 06/2020 da Fundação Nacional do Índio, todos eles realizados nos anos de 2019 e 2020, pregão eletrônico n° 49/2021 Embrapa, pregão eletrônico n° 08/2021 Superintendência da Polícia Federal no Ceará.  Dessa forma, podemos concluir que a referente solução proposta neste ETP é atual, pertinente ao problema apresentado, repetidamente testada e aprovada em âmbito público.

Outras formatações idealizadas para solucionar o objeto desse estudo descartadas por não atender aos princípios da lei nº 8. 666/1993 e da administração pública gerencial foram:

a) Seleção de uma oficina e posto específico diretamente para prestação do serviço de manutenção e abastecimento;

b) Contratação de empresa especializada em mão de obra de  mecânica e aquisição por parte do IFMT no mercado de peças do material necessário para as manutenções.

Foi realizada a análise da contratação anterior, visando demonstrar a efetividade da solução, bem como demonstrar os pontos que precisam ser corrigidos na contratação que se pretende com o presente estudo.

6. Descrição da solução como um todo

A solução pretendida abrange a prestação do serviço de administração e gerenciamento para aquisição de combustível, realização de manutenções dos veículos, tratores e implementos agrícolas e lavagem da frota,  junto à rede de estabelecimentos credenciados em todo o território nacional, para controlar as despesas com estes itens no uso da frota oficial do IFMT.
A descrição detalhada referente a prestação dos serviços de fornecimento de combustíveis e manutenção da frota oficial de veículos, tratores e implementos agrícolas constará no Termo de Referência e Edital da licitação.
O serviço de administração e gerenciamento deve ser prestado com implantação  de sistema informatizado e integrado, através da internet e tecnologia para pagamentos por meio de cartões magnéticos. Cada veículo terá seu próprio cartão magnético a ser utilizado quando da execução de algum serviço de abastecimento ou manutenção, com limites de valores mensais definidos pela gestão do contrato e podendo ser atualizados e alterados a qualquer momento.
O fornecimento dos serviços contratados serão efetuados de forma parcelada conforme demanda, nas oficinas e postos de revenda de combustíveis da Contratada credenciados.
A solicitação de abastecimento deverá ocorrer por meio de cartão magnético,  autorizado por senha, emitida pelo Fiscal responsável pela execução do contrato e/ou pelo gestor do contrato.
O abastecimentos deverá ser realizados de segunda a sexta-feira, em horário comercial e, excepcionalmente, aos sábados, domingos e feriados.
Os serviços de manutenção dos veículos deverão ser executados de segunda a sábado, e nos domingos e feriados, caso a oficina ou estabelecimento credenciado esteja aberto.
Os serviços de manutenção e lavagem deverão ser executados nos parâmetros mínimos estabelecidos no Termo de Referência, os quais serão devidamente conferidos pelo servidor responsável pela fiscalização da prestação dos serviços.
As manutenções realizadas nos veículos da frota, tratores e implementos agrícolas devem possuir período mínimo de garantia (CDC e/ou conforme Termo de Referência), permitindo assim maior qualidade no serviço e consequente conservação da frota.
O sistema de gerenciamento eletrônico dos postos de abastecimento deverá possuir os requisitos mínimos para emitir e fornecer, a cada operação e por geração automática eletrônica, comprovante de abastecimento no qual deverão constar: identificação do cliente, data e hora do abastecimento, tipo de combustível, listagem abastecida e o respectivo valor total em reais, placa do veículo, quilometragem registrada em seu hodômetro, média de consumo por abastecimento.
A qualidade dos combustíveis fornecidos pelos postos de revenda é de inteira responsabilidade da CONTRATADA, ficando a seu encargo o controle e a fiscalização seguindo as exigências legais e as especificações técnicas da Agência Nacional de Petróleo — ANP.

7. Estimativa das Quantidades a serem Contratadas
A frota de veículos oficiais do IFMT – Campus Barra do Garças,  é composta de 04 (quatro) veículos Institucionais, conforme quadro a seguir:

Considerando a necessidade de inclusão dos tratores e implementos agrícolas, segue abaixo a lista das ferramentas e equipamentos que são passíveis de manutenção e abastecimento:

Histórico resumido de consumo de combustível da frota de veículos, tratores e implementos agrícolas:

Histórico resumido dos serviços de manutenção e lavagem da frota de veículos:

Link do site utilizado para atualização do IPCA:
https://www.trt4.jus.br/portais/trt4/atualizacao-valores?3

Estimativa dos serviços de manutenção de tratores e implementos agrícolas:

Observa-se que em 11 de março de 2020, a COVID-19 foi caracterizada pela OMS como uma pandemia. Iniciou-se a suspensão das atividades presenciais e calendário acadêmico, a partir de 17/03/2020, por meio da Nota IFMT nº 02, de 16/03/2020. Houveram várias Resoluções sobre o assunto conforme contexto pandêmico, até a atual Resolução 32/2021 - RTR-CONSUP/RTR/IFMT, de 29 de junho de 2021, que aprovou a prorrogação da suspensão das atividades presenciais, excepcionalmente, até o dia 31 de outubro de 2021 no âmbito do IFMT.
Diante dessas informações, verifica-se que pela natureza dos serviços objeto desta contratação denota extrema dificuldade em quantificação, face sua imprevisibilidade e a diversidade de veículos que compõe a frota do Campus Barra do Garças.
A fim de tentar aproximar o máximo possível da realidade do Campus esta equipe utilizou os seguintes parâmetros e informações para estimar as quantidades ideais a serem contratadas:

1. utilização da média de litros por veículo no ano de 2019, tendo em vista que os anos subsequentes não representam o gasto habitual do Campus para o retorno de atividades presenciais, multiplicada pelo número de veículos atuais.

2. Para os valores de manutenção de veículos leves e pesados será utilizado como critério os gastos em 2019 com a correção do índice IPCA, tendo em vista que os anos subsequentes não representam o gasto habitual do Campus para o retorno de atividades presenciais.

3. Considerando que não temos um histórico dos valores de manutenção de implementos agrícolas e tratores por não haver contratação para tal serviço e nem uma outra forma de levantamento destes valores, foi realizada uma estimativa pelos setores competentes. 

4. O preço unitário dos combustíveis foi levantado utilizando-se a média de preços praticados no município de Barra do Garças - MT apurada pelo site https://www.sefaz.mt.gov.br/notamt/, no dia 09/02/2022.

5. A taxa de administração, utiliza-se o valor de R$ 0,01 (um centavo).

6. Acréscimo de 20% (vinte por cento) sobre os valores estimados apurados, como forma de atender necessidades excepcionais e a oscilação do mercado de combustíveis e manutenção.

Valores estimados totais:

8. Estimativa do Valor da Contratação

Considerando os levantamentos feitos no item anterior, os valores estimados para contratação totalizam R$ 129.630,26 (Cento e vinte e nove mil, seiscentos e trinta reais e vinte e seis centavos).

9. Justificativa para o Parcelamento ou não da Solução

Considerando o quantitativo estimado a ser contratado, só será pago o que efetivamente for  consumido.
Considerando que um dos itens a ser contratado é uma commodities (petróleo/combustível), o preço é formado internacionalmente, e os reajustes são sucessivos e periódicos.
Considerando que há uma relação de dependência do preço do combustível com o fornecimento de peças, e os serviços de manutenção dos veículos.
Considerando-se que a mesma empresa deverá fornecer o sistema informatizado e integrado que permitirá a realização dos serviços de abastecimento e/ou manutenção na rede de postos e/ou oficinas e centros automotivos credenciados, a contratação dar-se por item, contemplando os serviços prestados (abastecimento e/ou manutenção) e suas respectivas taxas/descontos; sendo esse o parcelamento mínimo possível para a contratação.
Assim, o parcelamento nessa contratação é inviável, pois caso contrário a licitação poderá se tornar pouca atrativa junto aos fornecedores, ainda que ocorra, poderá inviabilizar economicamente o licitante vencedor, contratado, em virtude dos aumentos dos preços, trazendo risco de os fornecimentos previstos no certame não serem atendidos de forma plena.

10. Contratações Correlatas e/ou Interdependentes
O atual contrato do objeto em questão é o Contrato nº: 07/2019, cujo completa 60 meses em maio de 2024.

11. Alinhamento entre a Contratação e o Planejamento

A contratação de serviços de gerenciamento de frotas de veículos oficiais consta no Plano Anual de Contratações do Exercício de 2022 do Campus Barra do Garças, no Sistema PGC.

12. Resultados Pretendidos
O serviço de administração e gerenciamento tem por finalidade propiciar melhor gestão do consumo de combustíveis e das manutenções preventivas e corretivas, com informações atualizadas e precisas, bem como conceder maior flexibilização e agilidade para os usuários, atendendo os princípios basilares da Administração Pública.

13. Providências a serem Adotadas
No específico desta contratação não é necessário adequação do ambiente,  pois,  a instituição trabalha com o objeto a ser contratado há alguns anos, no entanto, quando houver mudança do fiscal de contrato faz-se necessário capacitação,  para melhor controle dos recursos orçamentários, financeiros, consumo e custos.

14. Possíveis Impactos Ambientais
Recomenda-se que o licitante vencedor, contratado, deverá adotar práticas de sustentabilidade na execução dos serviços, conforme orientações do art. 6° da IN n°01/2010 (Compras Sustentáveis).

15. Declaração de Viabilidade

Informe abaixo a viabilidade do objeto deste ETP. Caso o projeto seja inviável, é obrigatório informar a justificativa de inviabilidade.

( x )Esta equipe de planejamento declara viável esta contratação com base neste Estudo Técnico Preliminar, consoante o inciso XIII, art 7º da IN 40 de 22 de maio de 2020, da SEGES/ME.

(   )Esta equipe de planejamento declara inviável esta contratação com base neste Estudo Técnico Preliminar, consoante o inciso XIII, art 7º da IN 40 de 22 de maio de 2020, da SEGES/ME. pelas seguintes justificativas:

Responsável(eis) pela elaboração do estudo preliminar:

Barra do Garças - MT, 10 de fevereiro de 2022.

Ademir Jose de Jesus Silva
Integrante do setor de compras e licitações
Matrícula 1635009

Margarida Silva de Araujo
Integrante do setor de contratos
Matrícula 1941739

Jose Fernandes Nunes Belem
Fiscal Técnico
Matrícula 1860869

Regis Garcia de Oliveira
Fiscal Técnico Substituto
Matrícula 1936093

Ciência da chefia do DAP:

Elder Cavalcante Fabian
Chefe do Departamento de Administração e Planejamento
Portaria 818 de 23/04/2021